¿Por qué caemos en reuniones improductivas? ¿Siempre es necesario reunirse para hacer un seguimiento? ¿Todos los miembros de una organización tienen que estar al tanto de todo? Veamos algunos aspectos aplicables a cualquier tipo de organización: empresas, sindicatos, clubes, iglesias, entidades de bien público o dependencias estatales.
En primer lugar, conviene determinar claramente el para qué de cada reunión que se convoque. Cuál es la finalidad, saber qué es lo que nos vamos a llevar de esa reunión, por cuál motivo esa reunión nos representará una diferencia. ¿Es para tomar una decisión? ¿es para discutir posibilidades? ¿es para conocer los puntos de vista de los demás? ¿es meramente informativa? También es pertinente preguntarse antes si es estrictamente necesaria o puede reemplazarse por un mensaje enviado por correo electrónico, cuando las reuniones son pensadas sólo con carácter informativo, de acuerdo a la gravedad de lo que se quiere comunicar.
La convocatoria tiene que ser clara, con día, hora y lugar decididos por el convocante, que debe ser una persona con la suficiente autoridad para hacer ese llamado. También él mismo decidirá si la reunión es presencial o remota. No es aconsejable someter a votación si pueden acudir, porque ello abre un debate interminable que malogra la reunión desde antes que se concrete. Cada uno sabrá lo que tiene que hacer de acuerdo a su orden de prioridades, fijado por el nivel de sus respectivos compromisos.
Otra cuestión es la cantidad de personas participantes. Habitualmente, las organizaciones suelen tener reuniones con exceso de asistencia. Por las dudas, o para que estén enterados, o para hacer número a favor, se citan a personas ajenas al tema a tratar, o que no tienen incidencia en la decisión. Generalmente, la participación de un número excesivo genera la extensión en el tiempo, la desviación del foco de la reunión y el afán de figurar de algunos personajes. Es preferible tener la reunión con un número ajustado y luego notificar al resto sobre las conclusiones del encuentro. Jeff Bezos sostiene que una reunión no debe celebrarse si dos pizzas son insuficientes para dar de comer a todos los asistentes.
También hay que definir claramente cuál es el orden del día de la reunión. Establecer no más de tres temas, para no divagar, focalizando pensamientos y esfuerzos. Es conveniente que cada asistente conozca por anticipado el temario, a fin de ganar tiempo e ir al grano de inmediato.
Ésto además determinará el clima de la reunión. Cuando los miembros se enfocan en decisiones y acciones, no hay lugar para los conflictos, los debates emocionales, los egos dolidos y las susceptibilidades. Luego de una reunión llena de peleas, a todos les queda una inevitable sensación de un cansancio vano, con resultado cero.
Si el motivo de la reunión es resolver un conflicto, sólo deben estar las partes en pugna y quien convoca, que supuestamente será el interesado en la solución, quien deberá actuar echando mano a herramientas válidas de mediación y negociación.
Todo reunión genera un debate o un interrogatorio, y para ello es necesario que haya un coordinador que administre el uso de la palabra, evitando las conversaciones laterales, instando a no salirse del tema en cuestión, limitando a los verborrágicos, y animando a los que parecen ausentes. Puede o no ser el propio convocante quien se haga cargo de ese rol.
Es fundamental que todos los participantes ejerzan la escucha activa, sin escuchas previas ni prejuicios, siendo muy sintéticos y concretos cuando usan la palabra.
Otra cuestión es el del tiempo que demorará la reunión, estimándose que nunca debe exceder de una hora. También hay que tener planeados los tiempos de la reunión, previendo cuántos minutos se dedican a exponer cada problema, cuántos a debatir y cuántos serán necesarios para decidir.
También es fundamental establecer los pasos siguientes a la reunión. Dejar claros cuáles acciones se llevarán a cabo, determinando el contenido, el plazo y el modo de ejecución, quiénes son los responsables y cómo se verificará su cumplimiento. Cada asistente debe llevarse con certeza cuál es el compromiso que asumió. Si es necesaria una segunda reunión que continúe la presente, fijar día, fecha, hora y lugar allí mismo. Es bueno hacer una minuta conteniendo las decisiones tomadas, y comunicarlas a cada asistente y a otras personas involucradas que no asistieron o no fueron convocadas.
El reunionismo es una enfermedad de las organizaciones, que paraliza su circuito de decisiones, su operatividad y su capacidad transformadora. ¿Cómo son tus reuniones? ¿podrás hacerlas más productivas?
Comentarios
Publicar un comentario